Datenschutzerklärung

1. Verantwortliche Stelle & Kontakt

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne des revidierten Schweizer Datenschutzgesetzes (revDSG) sowie – soweit anwendbar – der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Hostgalaxy Informatik

Unterfeldmatte 5

4665 Oftringen, Schweiz

Telefon: +41 58 788 00 18

E-Mail: info@hostgalaxy.ch

Webseite: https://hostgalaxy.ch

2. Allgemeines & Geltungsbereich

Der Schutz Ihrer persönlichen Daten und Ihrer Privatsphäre ist uns ein zentrales Anliegen. Wir verarbeiten personenbezogene Daten stets rechtmässig, nach Treu und Glauben und im Einklang mit dem revidierten Schweizer Datenschutzgesetz (revDSG 2023) sowie – soweit anwendbar – der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Diese Datenschutzerklärung informiert Sie transparent darüber, welche Daten wir im Rahmen unseres gesamten Webauftritts (hostgalaxy.ch), unseres Onlineshops, unserer IT-Support-, Projekt- und Webentwicklungsdienste, unserer Domain-Registrierungs- und Hosting-Dienste sowie unserer mobilen und webbasierten Applikationen («HG_Shop», «Meine Bestellungen», «HG-AI Chat App» und der Plattform hostgalaxy.ai) erheben, verarbeiten, speichern und schützen.

3. Erhebung und Zwecke der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies für die nachfolgenden Zwecke erforderlich ist:

• Betrieb & Sicherheit: Bereitstellung, Betrieb, Wartung und Sicherheit unserer Webseiten, Server, Netzwerke und mobilen Apps («HG_Shop», «Meine Bestellungen», «HG-AI Chat App», Plattform hostgalaxy.ai).
• Domain-Verfügbarkeitsprüfungen: Durchführung von Echtzeit-Abfragen (WHOIS/RDAP) und Bearbeitung von Produkt-, Support- und Tarifanfragen.
• Bestell- und Vertragsabwicklung: Vollständige Abwicklung des Bestellprozesses im Onlineshop und bei individuellen Dienstleistungsaufträgen (IT-Support für Unternehmen und Heimanwender, Webentwicklung, Hosting, Reseller-Hosting, Managed Server, VPS, Cloud-Instanzen, E-Mail-Postfächer, SSL-Zertifikate und Lizenzen).
• Domain-Verwaltung: Durchführung rechtsgültiger Domain-Registrierungen, Transfers, Verlängerungen und Inhaberwechsel bei nationalen und internationalen Vergabestellen (Registries/Registrare).
• Kundenadministration: Bereitstellung, Einrichtung und Administration von Kundenkonten, Hosting-Accounts, Server-Zugängen (Plesk/cPanel) und Bereitstellung von Zugangsdaten.
• Finanzwesen & Fakturierung: Rechnungsstellung, Zahlungsabwicklung, Buchhaltung, Mahnwesen und Bonitätsprüfungen im gesetzlichen Rahmen.
• Kundenportal & Apps: Bereitstellung der App «Meine Bestellungen» sowie des Web-Kundenportals zur Einsicht in Verträge, Rechnungsbelege, Zahlungsstatus und Leistungsübersichten.
• KI-Assistenzdienste: Bereitstellung moderner KI-Chat- und Assistenz-Services über die Plattform hostgalaxy.ai (inkl. aichat.hostgalaxy.ch) und die App «HG-AI Chat App».
• Support & Kommunikation: Bearbeitung von Kundenanfragen, Störungsbehebung, administrative und technische Kommunikation sowie vertragsrelevante Statusbenachrichtigungen.
• Rechtliche Verpflichtungen & IT-Sicherheit: Gewährleistung der Systemsicherheit, Betrugsprävention, Abwehr von Cyber-Angriffen und Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungs- und Nachweispflichten.

Kategorien erhobener personenbezogener Daten

Je nach in Anspruch genommener Dienstleistung erheben wir:

• Stamm- und Kontaktdaten: Name, Vorname, Anrede, Firmenname/Organisation, Rechtsform, Postadresse (Strasse, Hausnummer, PLZ, Ort, Land), E-Mail-Adresse, Telefonnummer.
• Vertrags- und Bestelldaten: Bestellte Produkte/Tarife, Server-Spezifikationen, Laufzeiten, Abrechnungsintervalle, Domainnamen, Auth-Codes, Nameserver-Konfigurationen, Gutscheincodes.
• Zahlungs- und Transaktionsdaten: Zahlungsart, Transaktions-IDs, Rechnungsbeträge, Zahlungsstatus, Bankverbindungen bei Überweisungen (keine Speicherung vollständiger Kreditkartendaten auf unseren Servern).
• Zugangs- und Authentifizierungsdaten: Benutzernamen, kryptografisch verschlüsselte Passwörter, Sitzungs-Tokens.
• Technische Nutzungs- und Protokolldaten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs bzw. der Bestellung, Browsertyp und -version, Betriebssystem, Gerätekennung, Referrer-URL.

4. Weitergabe von Daten an Dritte und Auftragsverarbeiter

Eine Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte erfolgt ausschliesslich zweckgebunden im Rahmen der Vertragserfüllung oder gesetzlicher Vorgaben:

1. Domain-Registrierungsstellen (Registries) & Registrare: Zur verbindlichen Registrierung übermitteln wir erforderliche Inhaber- und Kontaktdaten an zuständige Vergabestellen (z. B. SWITCH für .ch/.li, DENIC für .de, NIC.at für .at, EURid für .eu sowie ICANN-akkreditierte Registrar-Partner für TLDs wie .com, .net, .org, .ai, .io, .swiss etc.).

2. Zahlungsdienstleister (Payment Gateways): Zur sicheren Zahlungsabwicklung (z. B. Stripe Payments Europe Ltd. für Kreditkarten, TWINT, Apple Pay, Google Pay, PostFinance oder Bankinstitute).

3. Infrastruktur-, Datacenter- und Lizenzpartner: Schweizer Rechenzentren und Hosting-Infrastruktur-Partner zur Bereitstellung von Serverleistung, Speicherplatz, Backup-Systemen sowie Aussteller von SSL-Zertifikaten und Software-Lizenzen (z. B. cPanel/Plesk).

4. Behörden und Gerichte: Sofern eine gesetzliche, behördliche oder gerichtliche Verpflichtung oder vollstreckbare Anordnung besteht.

5. Mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung: Sofern Sie uns eine gesonderte Genehmigung zur Weitergabe erteilt haben.

5. Cookies, lokale Speichertechnologien & Web-Analyse

Cookies und LocalStorage

Unsere Webseiten und Apps nutzen Cookies sowie moderne lokale Speicherfunktionen (Session-Cookies, LocalStorage, Secure Storage), um Kernfunktionen bereitzustellen (Warenkorb, Cookie-Präferenzen, Sprachauswahl, sichere Login-Sitzungen). Sie können Cookies in den Einstellungen Ihres Webbrowsers jederzeit einschränken, blockieren oder löschen. Bei Deaktivierung technisch notwendiger Cookies kann die Funktionalität des Onlineshops und des Kundenbereichs eingeschränkt sein.

Analyse-Tools & Tracking

Zur kontinuierlichen Verbesserung und Optimierung unseres Angebots können wir Analyse-Tools (z. B. Google Analytics) einsetzen. Die Erfassung erfolgt mit aktivierter IP-Anonymisierung, sodass keine direkten Rückschlüsse auf Ihre Person möglich sind. Die Verarbeitung dient der statistischen Auswertung und Reichweitenmessung. Sie können dem Tracking über entsprechende Browser-Plugins oder Cookie-Einstellungen widersprechen.

6. Besondere Bestimmungen für den HostGalaxy Onlineshop & die App «HG_Shop»

• Bestell- und Checkout-Prozess: Zur Vertragserfüllung erheben wir Adress-, Kontakt- und Bestelldaten. Nicht abgeschlossene Warenkörbe werden zur Ermöglichung eines unterbrechungsfreien Einkaufs temporär im LocalStorage des Endgeräts abgelegt.
• Protokollierung bei Bestellabschluss (Betrugsprävention): Beim Absenden einer Bestellung werden IP-Adresse sowie Zeitstempel protokolliert. Dies dient der Betrugsprävention, dem Schutz vor Identitätsdiebstahl und als rechtlicher Nachweis des Vertragsschlusses (Art. 31 Abs. 1 revDSG / Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
• Sichere Zahlungsabwicklung: Elektronische Zahlungen werden direkt über PCI-DSS-zertifizierte Dienstleister (insbesondere Stripe) über verschlüsselte Schnittstellen abgewickelt. HostGalaxy speichert zu keinem Zeitpunkt vollständige Kreditkartennummern oder Prüfziffern (CVC).
• Zugangsdaten-Zustellung: Nach Freischaltung werden administrative Zugangsdaten automatisiert und verschlüsselt an die angegebene E-Mail-Adresse versendet.

7. Besondere Bestimmungen für Domain-Registrierung, Transfers & WHOIS/RDAP

• Domain-Verfügbarkeitsprüfung: Abfragen im Shop erfolgen über Schnittstellen (DNS, WHOIS, RDAP) in Echtzeit, sind anonymisiert und erstellen keine personenbezogenen Suchprofile.
• Erfassung von Inhaberdaten: Gemäss ICANN- und Registry-Vorgaben erfassen wir eindeutige Registrant-, Admin-C- und Tech-C-Daten.
• WHOIS-/RDAP-Verzeichnisse: Gemäss geltendem Datenschutzrecht (revDSG, DSGVO) und den ICANN-Richtlinien werden personenbezogene Inhaberdaten in öffentlichen Abfragen standardmässig maskiert (redacted) oder anonymisiert. Sofern Registries ausserhalb des EWR/der Schweiz Daten veröffentlichen müssen, bieten wir für unterstützte TLDs einen WHOIS-Datenschutzdienst (WHOIS Privacy) an.
• DNS- und Nameserver-Verwaltung: Zur weltweiten Erreichbarkeit werden notwendige DNS-Zonendateien (A, AAAA, MX, CNAME, TXT, SPF, DKIM, DMARC) auf globalen Nameservern verarbeitet.

8. Besondere Bestimmungen für die App «Meine Bestellungen» & das Kundenportal

• Authentifizierung: Zugriff via registrierte E-Mail-Adresse und verschlüsseltes Passwort über abhörsichere HTTPS-Verbindungen.
• Sitzungsverwaltung: Sichere Sitzungstokens werden lokal im geschützten App-Speicher hinterlegt, bis Sie sich abmelden.
• Datenabruf: Die App lädt ausschliesslich vertragsrelevante Daten (aktive Verträge, Domains, PDF-Rechnungen, Excel-Export) zur Ansicht. Bestelldaten werden streng vertraulich behandelt und nicht für Werbezwecke weitergegeben.

9. Besondere Bestimmungen für die «HG-AI Chat App» & die Plattform «hostgalaxy.ai»

• Verarbeitung von Prompts & Eingaben: Eingegebene Prompts, Texte und Mediendateien werden ausschliesslich im Rahmen der aktuellen Sitzung zur Generierung der Antwort verarbeitet. Es findet kein Training eigener oder fremder KI-Modelle mit Ihren Daten statt.
• Dezentrale API-Key-Nutzung (BYOK – Bring Your Own Key): Eigene API-Schlüssel (Google Gemini, OpenAI, Anthropic Claude, DeepSeek, Kimi, Qwen etc.) werden ausschliesslich lokal auf Ihrem Endgerät im geschützten Speicher abgelegt und direkt an die jeweilige API übertragen. Über die Funktion «Key löschen» können Schlüssel jederzeit restlos entfernt werden.
• HostGalaxy-gehostete Zugänge: Bei Nutzung von VIP- oder Systemkontingenten erfolgt die Abfrage über abgesicherte Backend-Verbindungen ohne dauerhafte Speicherung der Dialoginhalte auf Vermittlungsservern.
• Lokale Chat-Historie: Gespeicherte Chat-Verläufe verbleiben lokal auf Ihrem Endgerät und können jederzeit gelöscht oder exportiert werden.

10. Datensicherheit & Serverinfrastruktur

Wir setzen umfassende technische und organisatorische Sicherheitsmassnahmen (TOM) nach aktuellem Stand der Technik ein:

• Durchgehende SSL/TLS-Verschlüsselung (HTTPS) für Webseiten, Onlineshop, Portale und App-Verbindungen.
• Unsere primäre Serverinfrastruktur befindet sich in hochsicheren, ISO-zertifizierten Rechenzentren in der Schweiz mit redundanten Backup-, Stromversorgungs- und Brandschutzsystemen.
• Schutz vor unbefugtem Zugriff, Manipulation, Verlust und Missbrauch.

11. Rechte der betroffenen Personen

Ihnen stehen nach dem revDSG und – soweit anwendbar – nach der DSGVO folgende Rechte zu:

• Recht auf Auskunft: Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten.
• Recht auf Berichtigung: Unverzügliche Korrektur unrichtiger oder unvollständiger Daten.
• Recht auf Löschung: Löschung Ihrer Daten («Recht auf Vergessenwerden»), sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder vertraglichen Gründe entgegenstehen.
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Einschränkung der Datenverarbeitung bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen.
• Recht auf Datenübertragbarkeit: Herausgabe der Daten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format.
• Widerrufs- und Widerspruchsrecht: Jederzeitiger Widerruf erteilter Einwilligungen oder Widerspruch gegen die Datenverarbeitung mit Wirkung für die Zukunft.

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte per E-Mail an: info@hostgalaxy.ch.

12. Aufbewahrungsdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies zur Erfüllung des jeweiligen Vertrags- und Geschäftszwecks erforderlich ist oder wie es die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen vorsehen. Gemäss Art. 958f des Schweizerischen Obligationenrechts (OR) gilt für Buchhaltungsbelege, Rechnungen und vertragsrelevante Dokumente eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht von mindestens 10 Jahren. Nach Ablauf der Fristen werden Daten routinemässig und datenschutzkonform gelöscht oder anonymisiert.

13. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit an veränderte gesetzliche Bestimmungen, behördliche Vorgaben oder Erweiterungen unseres Leistungsangebots anzupassen. Es gilt die jeweils auf unserer Website publizierte aktuelle Fassung (abrufbar unter: https://hostgalaxy.ch/datenschutz).